Non sono una fan dell’efficienza a tutti i costi o del time management e credo che anche il tempo vuoto, o dedicato ad attività in apparenza improduttive, abbia un suo perché: bisogna pur dare un’opportunità [alla serendipity][1], no? E perder tempo è un modo per farlo.

Oltretutto, una discreta parte del mio lavoro si svolge davanti allo schermo di un computer e, lì, bastano un paio di clic per uscire dai confini del foglio di Word ed avventurarsi nel Paradiso delle Opportunità di Distrarsi in Cose Irrilevanti. O magari rilevantissime, ma che non c’entrano.

Di solito, e per fortuna, quando il tempo improduttivo diventa troppo, una sana botta d’ansia mi riporta all’ordine e mi impone di darmi una mossa infilandomi, anche se mi sta sempre più stretta, l’uniforme da brava ragazza organizzata e diligente.

Nel taschino dell’uniforme conservo due o tre criteri che mi aiutano a tenermi in riga. Non li applico in maniera accanita e costante, ma li trovo utili per mantenere una direzione e districarmi, soprattutto se capita che le cose da fare siano tante ed eterogenee, e per tenere l’ansia a bada.

Ve li propongo con questo spirito: sono strumenti che possono, magari, tornarvi utili. A patto che restiate voi i governatori del vostro tempo (e, aggiungerei, anche del tempo perduto e di quello vuoto).

Urgente/importante Si chiama Matrice di Eisenhower e online se ne trovano molte versioni. È una semplice matrice che vi invita a distinguere, in quattro campi, tra le cose importanti e urgenti, quelle importanti ma non urgenti, quelle urgenti ma non importanti e, infine, quelle né urgenti né importanti, che dunque potete in serenità trascurare.

Due minuti di video vi dicono come funziona. E forse non starete lì a disegnarvi la matrice e a metterci dentro ogni cosa, ma già definire i compiti secondo le due categorie indicate è un modo per chiarirsi le idee sul cosa fare quando.

Allodole/civette C’è chi è in piena forma al mattino presto e chi è massimamente vispo solo nel pomeriggio: una questione di cronotipo (ammesso che già non lo sappiate, se volete scoprire quanto siete allodole mattiniere o civette notturne qui c’è un questionario).

Combinare, per quanto possibile, ciò che di più impegnativo avete da fare con il momento della giornata in cui siete massimamente efficienti è una buona idea.

Se (come la sottoscritta e il 10 per cento circa della popolazione) siete civette, la cosa può non essere semplicissima. E diventa complicata se vi trovate a lavorare con un gruppo di allodole (io sposto verso sera tutto quello che posso fare da sola: scrivere, per esempio. E, per il resto, cerco di tener botta). La Harvard Business Review vi dice anche quali tratti di personalità sono associati con l’uno o l’altro cronotipo (per vederli cliccate, a tre quarti del post, su “differing traits”).

Dettagli/insieme Succede a chi scrive e deve mettere in fila parole, e periodi, e pensieri che hanno un senso e che si compongono in un’argomentazione o in una storia. Ma succede anche al pianista che esegue un brano difficile, a chi sta facendo un discorso in pubblico o sta costruendo un documento.

Succede all’architetto, al designer. Insomma: a chiunque stia svolgendo in modo esperto un compito complesso: se si focalizza sul singolo dettaglio (la singola parola, la singola nota, il singolo gesto o il singolo dato) rischia di perdere il ritmo e ingarbugliarsi: è il dilemma del millepiedi che, se pensasse a come muovere ogni zampa, inciamperebbe.

Ma attivare una sorta di automatismo nell’esecuzione dei compiti complessi non è l’unica soluzione, né la migliore: gli automatismi tolgono flessibilità e impediscono sia di migliorare quanto si sta facendo, sia di reagire in modo tempestivo e adeguato a qualsiasi cambiamento di condizioni.

L’alternativa brillante – lo spiega bene un articolo su Scientific American – è focalizzarsi su un livello superiore di controllo cognitivo: non la singola nota, ma la frase musicale. Non il singolo tratto, la singola parola, il singolo dato, ma l’andamento e il senso che sequenze più ampie di azioni hanno, nel contesto del compito da svolgere. Non il singolo istante, insomma, ma il tempo di un’intera azione.