Poche cose deprimono più delle stime su quanto tempo le persone dedicano a una specifica attività nel corso della loro vita. Sapete che intendo: passerete un terzo della vostra vita a dormire, quasi un decennio a fissare il vostro telefono e quattro mesi a decidere cosa guardare sui canali in streaming.

Un nuovo studio condotto dai ricercatori della Maryland and Delaware enterprise university partnership applica questo approccio al lavoro d’ufficio. Grazie a un’indagine condotta su cinquemila impiegati negli Stati Uniti e nel Regno Unito, gli studiosi hanno individuato quanti minuti vengono sprecati in attività inutili per ogni giornata lavorativa (sono escluse le riunioni, che spesso si rivelano inutili, ma non sempre e non per tutti). Gli autori hanno poi estrapolato queste cifre arrivando a valutare quanto tempo poteva essere speso meglio, la cosiddetta “futilità totale ponderata”. I risultati sono letteralmente incredibili.

Correggere gli errori di battitura occupa mediamente venti minuti nella giornata di ogni impiegato, per un totale di centottanta giorni, o sei mesi, in quarantacinque anni di professione. Alcune parole vengono digitate così di frequente che da sole possono sottrarre intere giornate all’esistenza di un dipendente. L’errore più frequente nel mondo anglosassone è “thnaks” (thanks), seguito da “teh” (the), “yuo” (you) e “remeber” (remember). Anche il tempo passato a scrivere “bets wishes” (best wishes) si conta in giorni.

Lavorare a maglia
La gestazione di una capra dura circa 145 giorni. L’equivalente di quanto trascorre in media un lavoratore nell’arco della sua carriera per entrare negli account. I problemi di sicurezza necessitano di un po’ di tempo, ma si perdono mesi a cercare di ricordare le password, a inserirle erroneamente o ad aggiornarle. Trascorriamo ore e ore fissando uno schermo in attesa che accada qualcosa.

Se aprire pagine e applicazioni fa perdere molto tempo, lo stesso vale quando bisogna chiuderle. Eliminare le finestre di aiuto e le caselle dei suggerimenti occupa giorni di lavoro. Rifiutare le continue richieste di calendarizzare gli aggiornamenti del sistema operativo è un’altra fetta di esistenza che non potrete mai recuperare. Far fuori gli annunci pop-up e cercare di mettere in pausa i video in riproduzione automatica assorbe del tempo che potreste utilizzare per imparare a lavorare a maglia o per visitare Machu Picchu.

Per le “attività di riordino” un lavoratore medio spreca più di quattro mesi di vita. Cancellare le email occupa circa sei settimane. Cliccare sui canali della chat aziendale per leggere messaggi che non sono destinati a voi, o ripulire lo schermo del telefono dalle notifiche di articoli che non guarderete mai, sono attività che risucchiano diversi giorni.

Le operazioni di formattazione comportano un altro enorme spreco. Pensate ai tentativi di modificare i margini nei documenti di Word o di Google, o alle ore trascorse cercando di capire dove si deve mettere esattamente la parentesi che manca nella formula di un foglio di calcolo. Shakespeare ha scritto Re Lear nel tempo che un impiegato, durante la sua vita lavorativa, passa a cambiare la dimensione dei caratteri.

Dover rifare il lavoro che non siete riusciti a salvare occupa una categoria a sé, per via del trauma psicologico che comporta. Ora che molti programmi salvano automaticamente le modifiche, questo problema è meno pesante, ma non è stato risolto. Le batterie si scaricano ancora nei momenti cruciali, la connessione a internet continua a cadere. Scrivere una serie di commenti molto profondi e acuti in un documento di Google, non riuscire a salvarli e chiudere tutto provoca un tipo particolare di disperazione. Tanto quanto creare un organigramma con centinaia di frecce e caselle di testo e rendersi conto di avere dimenticato qualcuno.

Questi sono solo alcuni dei numerosi modi in cui perdiamo abitualmente il nostro tempo. Coordinare le agende per riunioni che poi saranno cancellate: un mese. Aspettare che le persone ripetano quello che hanno detto perché hanno chiuso il microfono per errore: quindici giorni. Passare ore a preparare un’email e poi lasciarla nella cartella delle bozze: due giorni. Aprire e chiudere disperatamente vari sportelli di una stampante ostile: un giorno.

Lo studio della Maryland and Delaware enterprise university partnership dimostra che alla base di questo spreco di tempo c’è la tecnologia. Ma la tecnologia può anche dare una mano. I servizi che sincronizzano le agende e le opzioni di correzione automatica già lo fanno, mentre le password finiranno senza dubbio per essere sostituite dal riconoscimento facciale e dai login con le impronte digitali. È ragionevole chiedersi se il tempo che risparmieremo potrebbe essere impiegato in modo più produttivo, per esempio per leggere articoli come questo. Ma anni di vita dei lavoratori sono bruciati in attività totalmente inutili. Ogni miglioramento merita un sentito graize.

(Traduzione di Davide Musso)