Il giorno dopo Natale ho trascorso sette ore passando in rassegna più di 2.700 email non lette che avevo accumulato nel mese precedente. Anch’io ho promesso di cominciare il 2019 con un nuovo approccio alla casella di posta e con nessun messaggio non letto.

Da quando l’espressione inbox zero è stata coniata per la prima volta nel 2007 da Merlin Mann, un blogger che sosteneva il principio di “trovare il tempo per concentrarsi sulla parte creativa del lavoro”, questo concetto è diventato per molte persone il non plus ultra dell’organizzazione digitale. Sono stati scritti centinaia di articoli sull’argomento, sono nati nuovi servizi per gestire la posta (come Polymail, Mailstorm e Superhuman) e molte aziende hanno cominciato a usare strumenti di comunicazione come Slack per ridurre lo scambio di email in ufficio.

Nonostante tutto, riceviamo più email che mai. I sistemi di marketing e i nuovi software hanno reso più semplice bombardare i consumatori con messaggi a ogni ora del giorno. Inoltre le app e i social network inondano gli utenti con una serie infinita di notifiche via email. Secondo uno studio di Radicati group, un’azienda che si occupa di ricerche di mercato, nel 2017 la popolazione mondiale ha spedito e ricevuto 269 miliardi di email ogni giorno. Nel 2021 si prevede che tale cifra superi i 333 miliardi.

Nel 2019 il mio suggerimento è di lasciar perdere. Non c’è alcun modo, per chiunque abbia un lavoro a tempo pieno, di stare al passo con l’attuale produzione di email. Anche dopo aver cancellato e ordinato i miei 2.700 messaggi non letti, il giorno dopo ne avevo ricevuti altri quattrocento.

La scrittrice Emily Dreyfuss mi ha detto di avere più di trecentomila messaggi non letti. Anche alcuni amici che lavorano nei settori di moda, tecnologia, finanza e pubblicità si lamentano della quantità di email che ricevono ogni giorno.

Alcune persone ancora s’illudono di poter gestire le email. Per questo adottano strani riti: scrivono email come prima cosa la mattina, non scrivono mai email la mattina, leggono le email ma non rispondono, organizzano tutto in cartelle, danno solo risposte concise. Accorgimenti informatici come smart replies di Gmail hanno facilitato la risposta alle email, ma spesso ogni risposta ne genera di nuove.

“Riceviamo così tante email anche perché siamo convinti che dobbiamo rispondere in fretta per essere produttivi e non deludere le attese”, spiega John Zeratsky, scrittore e designer che ha lavorato per anni nel settore tecnologico. “Ma quando rispondi velocemente, è facile costruirsi una reputazione di persona solerte, così ricevi ancora più messaggi e si crea un circolo vizioso”. Anche Zeratsky un tempo credeva nell’inbox zero, prima di rendersi conto che la cosa lo stava consumando. “La chiave è lasciarsi scorrere addosso le email, rispondendo quando è possibile farlo e ignorando il resto”.

Meglio una telefonata
Anche Deborah Arthurs, un’editor che lavora a Londra, dice di aver creduto nell’idea della casella di posta vuota, ma da quando ha accettato l’idea di avere 90mila messaggi non letti è molto più felice. “Cercare di leggere tutte le email è come lottare contro i mulini a vento. È un esercizio sfiancante e futile dal quale, a meno di un lavoro massacrante di economia domestica, non uscirò mai vincitrice”, spiega. Aver accettato questa realtà ha semplificato la questione.

Un passaggio fondamentale è ammettere pubblicamente di avere troppe email da gestire e dichiarare la propria impossibilità di rispondere a tutte. Si può cominciare mandando dei messaggi ai contatti più stretti o ai familiari, fornendogli metodi alternativi per contattarvi. Per esempio: “Ciao, sono travolto dalle email negli ultimi tempi. Se volete contattarmi fatemi una telefonata”.

Anche impostare una risposta automatica può essere utile. Io ho preso la mia da Ryan Hoover, investitore e fondatore di Product Hunt, il quale, alcuni mesi fa, ha impostato una risposta automatica che dice: “Sto passando meno tempo nella mia casella di posta elettronica per concentrarmi sul lavoro”.

“Mi piacerebbe leggere tutte le email, ma non credo che sia il modo migliore per impiegare il mio tempo, visto che ho un lavoro e una famiglia”, mi ha scritto Hoover su Twitter. “Ho impostato una risposta automatica permanente anche perché le persone mi scrivono email su questioni di lavoro che potrebbero risolvere da sole. Trovo che sia un buon metodo perché in parte riduce lo stress legato alla posta elettronica”.

Non tutti, però, possono permettersi di farlo: un cliente probabilmente non accetterà la vostra risposta automatica come scusa per una scadenza non rispettata. Ma adottare questo metodo anche solo per le email personali vi semplificherà la vita.

Da quando ho attivato una risposta automatica, sono molto meno stressata. Far sapere agli altri che forse non vedrò un’email (o non risponderò a un’email) le rende ancora più grate quando ricevono una risposta. Ho anche cominciato a mandare meno email, perché trascorro meno tempo sulla mia casella di posta elettronica.

Se anche voi volete mantenere la vostra casella di posta elettronica prossima allo zero, sappiate che non è mai troppo presto per rinunciarvi. Molly Beck, amministratrice delegata di Messy.fm, ha capito che che non sarebbe mai riuscita nell’intento il giorno stesso in cui ce l’ha fatta. “Volevo scrivere un’email alla mia migliore amica per dirle che finalmente ce l’avevo fatta”, spiega Beck. “Ma ho avuto paura che mi avrebbe risposto con un’altra email”.

(Traduzione di Federico Ferrone)

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