(Donald Miralle, Getty Images)

Il trucco per dominare le email è trattarle come uno sport

(Donald Miralle, Getty Images)
30 maggio 2016 16:09

Per il lavoratore contemporaneo, il sogno di non avere più email in arrivo a cui dover rispondere è un risultato tanto straordinario e improbabile quanto un no-hitter nella Major league di baseball. Infatti sempre più spesso siamo sommersi da onde inarrestabili di messaggi che arrivano da colleghi, clienti e collaboratori.

Ma cosa succederebbe se smettessimo di considerare le email come un peso e cominciassimo a trattarle come elementi di una partita? In qualità di psicologo clinico e sportivo, per tutta la mia carriera ho usato la psicologia della motivazione e della performance per aiutare gli atleti a coltivare la giusta mentalità per arrivare alla vittoria. Molte di queste lezioni possono essere applicate alla vita di tutti i giorni e, nello specifico, alle nostre caselle di posta elettronica.

Per affrontare lo stress da lavoro bisogna adottare una “mentalità di crescita”, come l’ha definita la psicologa Carol Dweck. Significa allenare il cervello a smettere di considerare le email come a una minaccia (“Non riuscirò mai a rispondere a 112 messaggi!”) e cominciare a vederle come una sfida (“Quali opportunità ci sono qui?”). La mentalità di crescita ci permette di affrontare i compiti più banali con serenità e con gioia.

Ecco alcuni consigli su come affrontare la questione con il giusto atteggiamento.

  • Usare un dialogo interiore capace di adattarsi. Quando gli atleti sono in crisi sulla linea dei tiri liberi o nel box di battuta, gli consiglio di ripetersi: “Solo un altro tiro” oppure “solo un lancio”. Potete fare la stessa cosa con le email, concentrandovi sul presente: “Solo un’email alla volta”. Senza neanche accorgervene, avrete preso il ritmo e risposto a varie email. E questi successi vi spingeranno a essere più efficienti.
  • Godetevi il processo. È vero che rispondere alle email non è divertente, ma non lo è neanche sollevare un peso da 125 kg. Il segreto è umanizzare il processo. Quando rispondete alle email, pensate a come rendere la vostra risposta più colloquiale attraverso il linguaggio. Pensate alla persona che riceverà l’email e lanciate lì una battuta, un complimento o il link a un articolo interessante. Cercate di trattare le email come un’occasione per entrare in relazione con qualcuno, e non un fastidio costante.
  • Ricordatevi di respirare. Respirare sembra un’attività facile, ma la maggior parte di noi in realtà non sa come farlo nel modo giusto. Quando siamo troppo stressati o travolti dalle cose da fare, il respiro funziona come un bottone di reset biologico. È per questo che le forze speciali della marina e molti atleti si affidano all’allenamento respiratorio. Allenarsi a respirare è un’attività che può essere praticata anche solo cinque minuti al giorno. L’ideale è fare circa sei respiri a pieni polmoni al minuto. Cominciate contando il numero di secondi di ciascuna inspirazione e ciascuna espirazione quando respirate normalmente. Quindi cercate di adattare il vostro respiro a cicli di nove o dieci secondi: quattro per ogni inspirazione e quattro per ogni espirazione, seguiti da una pausa di uno o due secondi. Immaginate che nel vostro stomaco ci sia un palloncino che si gonfia quando inspirate e che si sgonfia quando espirate. Quando siete rilassati, sarà più facile affrontare lo stress delle email e comunicare con fiducia.

(Traduzione di Federico Ferrone)

Questo articolo è uscito su Quartz.

This article was originally published in Quartz. Click here to view the original. © 2016. All rights reserved. Distributed by Tribune Content Agency.

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